Office Manager (m/w/d)
Permanent Employment
Erlangen
Office Manager (m/w/d)
Was erwartet dich?
- Kommunikation & Büroorganisation
- Zentraler Ansprechpartner für interne Teammitglieder, Kunden, Partner und Dienstleister
- Sicherstellen eines einladenden Büros und effizienter Büroabläufe
- Organisation und Pflege von Dokumenten und Ablagesystemen
- Verwaltung von Bürobedarf, Verträgen und Dienstleistern
- Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben
- Personal & Lohn
- Personaladministration und Unterstützung bei administrativen Themen
- Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen
- Vorbereitung von Feedback- und Orientierungsgesprächen
- Unterstützung beim Bewerbermanagement
- Verwaltung von Zeitkonten, Urlaubs- und Krankmeldungen
- Betreuung neuer Teammitglieder (Onboarding, Vertragsverwaltung)
- Förderung eines positiven Arbeitsumfelds durch interne Initiativen
- Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen
- Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Verwaltung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschl. Belegerfassung und Kontierung
- Vorbereitung der Finanzbuchhaltung für den Steuerberater
- Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
- Erstellung von Finanzauswertungen und Reportings
- Veranstaltungen & Events
- Unterstützung bei der Organisation von internen & externen Events und Messen
- Organisation von Reisen und Reisekostenabrechnungen
Occupational fields
Back Office Manager (m/w/d)
Büro & Administration
Support
Was bieten wir dir?
- Karriereentwicklung & WeiterbildungProfessionelles Onboarding durch persönliches Mentoring
Kompetenz- und Wert-basiertes Karrieremodell mit klaren Karrierepfaden und Übernahme von mehr Verantwortung
Externe und interne Weiterbildungen und individuelle Coachings - Attraktive Vergütung & BoniWettbewerbsfähiges Grundgehalt
Gehaltssteigerungen bei Erreichen von Meilensteinen
Beteiligung am Unternehmenserfolg - Work-Life-Balance & FlexibilitätFlexible, familienfreundliche Arbeitszeiten
Individuelle Arbeitszeitmodelle, Workation, Sabbaticals
Homeoffice-Möglichkeiten und -Ausstattung - Unternehmenskultur & TeamspiritFlache Hierarchien, Vertrauenskultur und offene Kommunikation für ein wertschätzendes Miteinander "auf Augenhöhe
Ein sympathisches Team, das sich gegenseitig unterstützt und gerne miteinander Zeit verbringt
Eine flexible, top-moderne Arbeitswelt, die den Menschen und das Zusammenwirken in agilen Projekten in den Mittelpunkt stellt
Kaffee & Tee, Getränke, frisches Obst, Snacks etc. for free - Gesundheits- & ZusatzleistungenBetriebliche Altersvorsorge und Versicherungen
Vergünstigungen wie z.B. Mobility Package, Fitnessstudio, Kindergartenzuschuss
Verschiedene Werte- und Gesundheitsinitiativen zum Mitmachen und Mitgestalten - Global Player & ImpactProjekte mit hoher strategischer Relevanz an vorderster Front von KI und Digitalisierung
Arbeiten mit Top-Kunden aus der Industrie
Möglichkeit, spezifische Kompetenzfelder in Netzwerken, Gremien und Fachkongressen zu vertreten
Was solltest du mitbringen?
- Dein fachlicher HintergrundDu hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikationen in der Finanzbuchhaltung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Rechnungswesen oder Office Management, oder eine vergleichbare Qualifikation
Du hast mind. 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen
Du hast praktische Erfahrung in der Lohnvorbereitung und Personalverwaltung und bist mit allen rechtlichen und administrativen Anforderungen bestens vertraut
Du verfügst über solide praktische Kenntnisse im Bereich Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung, im Rechnungswesen und in der Auftragsabwicklung
Du hast ein gutes Grundwissen im Arbeitsrecht, Steuerrecht und Datenschutz (DSGVO)
Die Aufgaben und Abläufe im Office- und Eventmanagement sind dir bestens vertraut
Buchhaltungssoftware, bevorzugt DATEV / Unternehmen Online, wendest du souverän an
Du bist vertraut mit ERP-Systemen, Controlling- und Projektmanagement-Tools
Die gängigen MS Office-Anwendungen Word, Teams, PPT, 360° beherrschst du sicher
Du punktest mit ausgezeichneten Excel-Kenntnissen und lässt dich auch von großen Pivot-Tabellen nicht schrecken
Du hast ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und deine Englischkenntnisse sind auf gutem C2-Level - Über dichDeine Arbeitsweise ist sehr strukturiert und du organisierst & priorisierst selbständig die vielfältigen Aufgaben deines Jobs
Du besitzt die Fähigkeit, mehrere Aufgabenbereiche gleichzeitig zu managen und bleibst auch in stressigen Situationen belastbar
Du übernimmst Verantwortung, schaffst Verbindlichkeit in Absprachen und deine Haltung ist durchgängig kunden- und lösungsorientiert
Du bist ein kommunikationsstarker Teamplayer, dein Umgang mit Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern ist jederzeit sicher, professionell und empathisch
Du arbeitest gerne mit Zahlen und bist es gewohnt, im Detail exakt und zugleich effizient zu arbeiten - auch bei langwierigen Routineaufgaben
Du strahlst Souveränität, Organisationstalent und Freundlichkeit aus und bist die ruhige Kraft, die unser Büro zusammenhält
At least 5 years of relevant experience
Languages
German
English
Skill set
Office Management
Rechnungswesen
Buchhaltung
Microsoft Office
Microsoft Excel
Kommunikative Kompetenz
Organisationsfähigkeit
Teamarbeit
DATEV
ERP-Systeme
Auftragsabwicklung
Personalwesen
About T3 GmbH
Als Lösungsanbieter unterstützt T3 Unternehmen bei der Einführung intelligenter Informationsmanagement-Systeme im Bereich technische Produktinformation, eLearning und Wissensmanagement zum Aufbau Industrie 4.0-fähiger Smart Information & Learning Services für Kunden und Technische Serviceorganisationen.
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Frequently asked questions
Who or what is Workwise?
Workwise supports us in recruiting. Through your Workwise profile we can optimize the application process for you.
Is the job I see still available?
Which documents do I need for my application?
That depends entirely on the job you are applying for. In many cases it is sufficient to upload your PDF resume or fill out your Workwise profile.
Where can I upload my records or documents?
You can upload your application documents in your Workwise profile.
Can I process my application afterwards?
Yes, this is possible. In your application overview at Workwise you can view your information and make changes. If you have already been invited to an interview, editing is no longer possible. However, you can still add general information and upload additional documents in your Workwise profile.
How do I get news about my application?
In your application overview at Workwise you have an overview of the application progress at any time. Additionally, we send you emails about the most important status changes.
Can I send several applications at once?
The number of your applications is not limited. An overview of your applications can be found at Workwise.
I don't think I meet all the requirements. Can I still apply?
Our job offer Office Manager (m/w/d) sounds promising? We're looking forward to your application.
You can find the company’s specific privacy policyhere.