Office Manager (m/w/d)
Festanstellung
Erlangen
Office Manager (m/w/d)
Was erwartet dich?
- Kommunikation & Büroorganisation
- Zentraler Ansprechpartner für interne Teammitglieder, Kunden, Partner und Dienstleister
- Sicherstellen eines einladenden Büros und effizienter Büroabläufe
- Organisation und Pflege von Dokumenten und Ablagesystemen
- Verwaltung von Bürobedarf, Verträgen und Dienstleistern
- Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben
- Personal & Lohn
- Personaladministration und Unterstützung bei administrativen Themen
- Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen
- Vorbereitung von Feedback- und Orientierungsgesprächen
- Unterstützung beim Bewerbermanagement
- Verwaltung von Zeitkonten, Urlaubs- und Krankmeldungen
- Betreuung neuer Teammitglieder (Onboarding, Vertragsverwaltung)
- Förderung eines positiven Arbeitsumfelds durch interne Initiativen
- Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen
- Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Verwaltung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschl. Belegerfassung und Kontierung
- Vorbereitung der Finanzbuchhaltung für den Steuerberater
- Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
- Erstellung von Finanzauswertungen und Reportings
- Veranstaltungen & Events
- Unterstützung bei der Organisation von internen & externen Events und Messen
- Organisation von Reisen und Reisekostenabrechnungen
Berufsfelder
Operations Manager (m/w/d)
Organisationsentwicklung
Management, Führung & Strategie
Was bieten wir dir?
- Karriereentwicklung & Weiterbildung
- Professionelles Onboarding durch persönliches Mentoring
- Kompetenz- und Wert-basiertes Karrieremodell mit klaren Karrierepfaden und Übernahme von mehr Verantwortung
- Externe und interne Weiterbildungen und individuelle Coachings
- Attraktive Vergütung & Boni
- Wettbewerbsfähiges Grundgehalt
- Gehaltssteigerungen bei Erreichen von Meilensteinen
- Beteiligung am Unternehmenserfolg
- Work-Life-Balance & Flexibilität
- Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten
- Individuelle Arbeitszeitmodelle, Workation, Sabbaticals
- Homeoffice-Möglichkeiten und -Ausstattung
- Unternehmenskultur & Teamspirit
- Flache Hierarchien, Vertrauenskultur und offene Kommunikation für ein wertschätzendes Miteinander "auf Augenhöhe
- Ein sympathisches Team aus alten Hasen und jungen Wilden, das sich gegenseitig unterstützt und gerne miteinander Zeit verbringt
- Eine flexible, top-moderne Arbeitswelt, die den Menschen und das Zusammenwirken in agilen Projekten in den Mittelpunkt stellt
- Kaffee & Tee, Getränke, frisches Obst, Snacks etc. for free
- Gesundheits- & Zusatzleistungen
- Betriebliche Altersvorsorge und Versicherungen
- Vergünstigungen wie z.B. Mobility Package, Fitnessstudio, Kindergartenzuschuss
- Verschiedene Werte- und Gesundheitsinitiativen zum Mitmachen und Mitgestalten
- Global Player & Impact
- Projekte mit hoher strategischer Relevanz an vorderster Front von KI und Digitalisierung
- Arbeiten mit Top-Kunden aus der Industrie
- Möglichkeit, spezifische Kompetenzfelder in Netzwerken, Gremien und Fachkongressen zu vertreten
Was solltest du mitbringen?
- Dein fachlicher Hintergrund
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikationen in der Finanzbuchhaltung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Rechnungswesen oder Office Management, oder eine vergleichbare Qualifikation
- Du hast mind. 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen
- Du hast praktische Erfahrung in der Lohnvorbereitung und Personalverwaltung und bist mit allen rechtlichen und administrativen Anforderungen bestens vertraut
- Du verfügst über solide praktische Kenntnisse im Bereich Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung, im Rechnungswesen und in der Auftragsabwicklung
- Du hast ein gutes Grundwissen im Arbeitsrecht, Steuerrecht und Datenschutz (DSGVO)
Die Aufgaben und Abläufe im Office- und Eventmanagement sind dir bestens vertraut
Buchhaltungssoftware, bevorzugt DATEV / Unternehmen Online, wendest du souverän an - Du bist vertraut mit ERP-Systemen, Controlling- und Projektmanagement-Tools
- Die gängigen MS Office-Anwendungen Word, Teams, PPT, 360° beherrschst du sicher
- Du punktest mit ausgezeichneten Excel-Kenntnissen und lässt dich auch von großen Pivot-Tabellen nicht schrecken
- Du hast ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und deine Englischkenntnisse sind auf gutem C2-Level
- Über dich
- Deine Arbeitsweise ist sehr strukturiert und du organisierst & priorisierst selbständig die vielfältigen Aufgaben deines Jobs
- Du besitzt die Fähigkeit, mehrere Aufgabenbereiche gleichzeitig zu managen und bleibst auch in stressigen Situationen belastbar
- Du übernimmst Verantwortung, schaffst Verbindlichkeit in Absprachen und deine Haltung ist durchgängig kunden- und lösungsorientiert
- Du bist ein kommunikationsstarker Teamplayer, dein Umgang mit Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern ist jederzeit sicher, professionell und empathisch
- Du arbeitest gerne mit Zahlen und bist es gewohnt, im Detail exakt und zugleich effizient zu arbeiten - auch bei langwierigen Routineaufgaben
- Du strahlst Souveränität, Organisationstalent und Freundlichkeit aus und bist die ruhige Kraft, die unser Büro zusammenhält
Mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung
Sprachen
Deutsch
Englisch
Kenntnisse und Fähigkeiten
Office Management
Rechnungswesen
Buchhaltung
Microsoft Office
Microsoft Excel
Kommunikative Kompetenz
Organisationsfähigkeit
Teamarbeit
DATEV
ERP-Systeme
Auftragsabwicklung
Personalwesen
Über T3 GmbH
Als Lösungsanbieter unterstützt T3 Unternehmen bei der Einführung intelligenter Informationsmanagement-Systeme im Bereich technische Produktinformation, eLearning und Wissensmanagement zum Aufbau Industrie 4.0-fähiger Smart Information & Learning Services für Kunden und Technische Serviceorganisationen.
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Häufige Fragen
Wer oder was ist Workwise?
Workwise unterstützt uns im Recruiting. Durch dein Workwise-Profil können wir den Bewerbungsprozess für dich optimal gestalten.
Ist der Job, den ich sehe, überhaupt noch verfügbar?
Welche Dokumente benötige ich für meine Bewerbung?
Das hängt ganz vom Job ab, auf den du dich bewirbst. Häufig reicht es schon aus, wenn du deinen PDF Lebenslauf hochlädst bzw. dein Workwise-Profil vollständig ausfüllst.
Wo kann ich meine Dokumente hochladen?
Deine Bewerbungsunterlagen kannst du in deinem Workwise-Profil hochladen.
Kann ich meine Bewerbung nachträglich bearbeiten?
Ja, das ist möglich. In deiner Bewerbungsübersicht bei Workwise kannst du deine Angaben einsehen und Änderungen vornehmen. Bist du bereits zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, ist die Bearbeitung nicht mehr möglich. Du kannst aber weiterhin in deinem Workwise-Profil allgemeine Informationen ergänzen und weitere Dokumente hochladen.
Wie werden mir Neuigkeiten zu meiner Bewerbung mitgeteilt?
In deiner Bewerbungsübersicht bei Workwise hast du jederzeit einen Überblick über den Bewerbungsverlauf. Zusätzlich senden wir dir E-Mails zu den wichtigsten Statusänderungen.
Kann ich mich auch auf mehrere Jobs gleichzeitig bewerben?
Die Anzahl deiner Bewerbungen ist nicht limitiert. Einen Überblick über deine Bewerbungen findest du bei Workwise.
Ich glaube, ich erfülle nicht alle Anforderungen. Kann ich mich trotzdem bewerben?
Unser Jobangebot Office Manager (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Die spezifische Datenschutzerklärung des Unternehmens findest duhier.